Onboarding Gestione del processo di inserimento, nomina, firma delle lettere e tracciamento della formazione degli incaricati. La sezione **Onboarding** gestisce il processo di inserimento e nomina degli incaricati al trattamento dei dati personali. Consente di censire le persone autorizzate al trattamento, generare e inviare le lettere di incarico, tracciare la formazione ricevuta e raccogliere le firme (anche da remoto). Dal punto di vista GDPR, questa sezione è lo strumento operativo per adempiere all'obbligo di designazione degli incaricati del trattamento ex art. 29 GDPR e considerando 81. La firma della lettera di incarico documenta che la persona ha ricevuto le istruzioni necessarie per trattare i dati in modo corretto. Si accede cliccando su **Onboarding** nel menu laterale sinistro. --- ### 1. KPI in evidenza Quattro card riepilogative mostrano lo stato del processo di onboarding: | Card | Colore | Cosa misura | | :--- | :--- | :--- | | **Totale Incaricati** | Blu | Numero totale di incaricati censiti nella sezione | | **Onboarding Completati** | Verde | Incaricati per cui il processo di onboarding è stato completato | | **Formazione Completata** | Viola | Incaricati che hanno completato il percorso formativo previsto | | **Lettere Firmate** | Arancione/Rosso | Numero di lettere di incarico firmate (digitalmente o su carta) | > **Nota operativa:** Una situazione ottimale vede tutti e quattro i KPI allineati allo stesso valore: tutti gli incaricati hanno completato l'onboarding, ricevuto la formazione e firmato la lettera. Discrepanze tra i valori indicano incaricati con il processo incompleto da completare. --- ### 2. Azioni disponibili nella pagina | Pulsante | Funzione | | :--- | :--- | | **Importa CSV** | Carica un file CSV per inserire più incaricati in blocco | | **Importa da Organigramma** | Importa in un clic le persone già presenti nell'organigramma aziendale come incaricati | | **+ Nuovo Incaricato** | Apre la modale per l'inserimento manuale di un nuovo incaricato | | **Invia lettere incarico per firma remota** | Invia via email le lettere di incarico agli incaricati per raccogliere la firma digitale da remoto | > **Nota operativa:** Il pulsante *Importa da Organigramma* è il metodo più rapido per popolare la sezione Onboarding: se l'organigramma è già compilato con persone e ruoli, l'importazione avviene in un clic senza reinserire i dati. Completare prima l'Organigramma, poi importare in Onboarding. --- ### 3. Filtri di ricerca | Filtro | Descrizione | | :--- | :--- | | **Nome o Cognome** | Ricerca testuale per trovare un incaricato specifico | | **Reparto/Ufficio** | Filtra gli incaricati per reparto o ufficio di appartenenza (menu a tendina) | Il pulsante **Reset** azzera tutti i filtri. I filtri possono essere collassati/espansi tramite la freccia a destra dell'intestazione *Filtri di Ricerca*. --- ### 4. Form "Nuovo Incaricato" Cliccando su **+ Nuovo Incaricato** si apre una modale con due tab: * **Dati Personali** – informazioni anagrafiche e lavorative dell'incaricato. * **Materiale Consegnato** – tracciamento dei documenti e del materiale fornito all'incaricato durante l'onboarding. #### 4.1 Tab "Dati Personali" | Campo | Obbligatorio | Contenuto atteso / Note | | :--- | :--- | :--- | | **Nome** | Sì ★ | Nome dell'incaricato | | **Cognome** | Sì ★ | Cognome dell'incaricato | | **Email** | No | Indirizzo email (usato per l'invio della lettera di incarico per firma remota) | | **Telefono** | No | Numero di telefono (es. +39 123 456 7890) | | **Matricola** | No | Numero di matricola aziendale (es. MAT001) | | **Ruolo** | No | Ruolo o qualifica dell'incaricato (es. HR Manager, Contabile) | | **Reparto/Ufficio** | No | Reparto o ufficio di appartenenza – questo campo verrà utilizzato nella lettera di onboarding | | **Diretto superiore** | No | Menu a tendina – il superiore gerarchico dell'incaricato (come nell'organigramma) | | **Tipo** | Sì ★ | Menu a tendina – tipologia di rapporto. Valore predefinito: Interno | | **Data Onboarding** | No | Data di inizio del processo di onboarding (selettore data) | | **Formazione completata** | No | Checkbox – indica se l'incaricato ha completato la formazione prevista | | **Note** | No | Campo testo libero per annotazioni aggiuntive sull'incaricato | > **Nota operativa:** Il campo *Email* è fondamentale se si intende utilizzare la firma remota: senza un indirizzo email valido non sarà possibile inviare la lettera di incarico per firma digitale. Inserirlo sempre quando disponibile. > > Il campo *Reparto/Ufficio* è un campo testo libero (non un menu a tendina) e viene riportato verbatim nella lettera di onboarding generata dalla piattaforma. Inserire il valore esatto come deve apparire nel documento. > > Il campo *Tipo* identifica la natura del rapporto dell'incaricato con l'organizzazione. Le opzioni tipiche includono Interno (dipendente), Esterno (collaboratore, consulente), Stagista. La selezione può influenzare il template della lettera di incarico generata. #### 4.2 Tab "Materiale Consegnato" La seconda tab della modale traccia il materiale consegnato all'incaricato durante il processo di onboarding (es. copia del regolamento privacy, badge, dispositivi, ecc.). Questa funzione permette di documentare formalmente la consegna degli strumenti necessari al trattamento. > **Nota operativa:** Completare anche la tab *Materiale Consegnato* prima di cliccare *Crea Incaricato*: la documentazione della consegna del materiale è parte integrante del processo di onboarding e viene registrata nella scheda dell'incaricato. --- ### 5. Firma delle lettere di incarico GDPRLab supporta due modalità di raccolta della firma sulle lettere di incarico: | Modalità | Descrizione | Requisito | | :--- | :--- | :--- | | **Firma in presenza** | La lettera viene generata e stampata; la firma viene raccolta fisicamente e archiviata | Nessun requisito tecnico aggiuntivo | | **Firma remota** | La lettera viene inviata via email all'incaricato tramite il pulsante "Invia lettere incarico per firma remota"; la firma viene raccolta digitalmente | Email dell'incaricato obbligatoria | > **Nota operativa:** Per la firma remota è necessario che il campo *Email* sia compilato nella scheda dell'incaricato. Il sistema genera automaticamente la lettera personalizzata e la invia all'indirizzo indicato. La firma raccolta viene registrata nel KPI Lettere Firmate. --- ### 6. Workflow consigliato 1. Completare prima la sezione **Organigramma** con tutte le persone coinvolte nel trattamento. 2. Usare **Importa da Organigramma** per popolare rapidamente la lista degli incaricati. 3. Per ogni incaricato, verificare e completare i dati nella scheda (*Email*, *Ruolo*, *Tipo*). 4. Compilare la tab **Materiale Consegnato** per ogni incaricato. 5. Cliccare **Invia lettere incarico per firma remota** per inviare le lettere in blocco, oppure generare e stampare le lettere per la firma in presenza. 6. Spuntare **Formazione completata** per ogni incaricato che ha completato il percorso formativo. 7. Monitorare i quattro KPI in cima alla pagina per verificare il completamento del processo. > **Nota operativa:** Il processo di onboarding è considerato completo quando tutti e quattro i KPI sono allineati: l'incaricato ha ricevuto la lettera, l'ha firmata e ha completato la formazione. Verificare periodicamente eventuali incaricati con il processo incompleto. --- ### 7. Relazioni con altre sezioni | Sezione | Come usa i dati Onboarding | | :--- | :--- | | **Organigramma** | Fonte primaria dei dati degli incaricati: l'import da Organigramma evita la doppia immissione | | **Nomine** | Le nomine formali (DPO, responsabili del trattamento) sono gestite nella sezione Nomine; l'Onboarding gestisce gli incaricati operativi | | **Trattamenti** | I trattamenti indicano quali incaricati sono autorizzati a trattare specifiche categorie di dati | | **Offboarding** | La sezione Offboarding gestisce la revoca delle autorizzazioni al termine del rapporto | | **Repository** | Le lettere di incarico firmate vengono archiviate nel repository documentale della piattaforma |
