Responsabili Esterni Gestione dei soggetti terzi e dei fornitori qualificati come Responsabili del Trattamento (Art. 28 GDPR). La sezione **Responsabili Esterni** consente di censire e gestire i soggetti terzi che trattano dati personali per conto dell'organizzazione titolare del trattamento, nella veste di Responsabili del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Sono tipicamente Responsabili Esterni: fornitori di servizi cloud, consulenti che accedono a dati personali, software house con accesso ai sistemi, studi di elaborazione paghe, agenzie di marketing che gestiscono contatti, ecc. Il censimento di questi soggetti in GDPRLab permette di: * Associarli ai Trattamenti in cui sono coinvolti. * Collegarli alle Nomine (atto di nomina a Responsabile ex art. 28 GDPR). * Mantenere un registro aggiornato dei fornitori che trattano dati per conto del titolare. Si accede cliccando su **Responsabili Esterni** nel menu laterale sinistro. --- ### 1. Vista elenco La pagina mostra la lista di tutti i Responsabili Esterni censiti in formato tabella con le seguenti colonne: | Colonna | Contenuto | | :--- | :--- | | **Ragione Sociale** | Denominazione legale del soggetto esterno (ordinabile tramite le frecce ↕) | | **Indirizzo** | Sede legale del responsabile esterno | | **C.F. / P.IVA** | Codice fiscale o Partita IVA del soggetto | | **Email** | Indirizzo email di riferimento | | **Descrizione attività** | Sintesi delle attività svolte per conto del titolare | | **Azioni** | Pulsanti per modificare o eliminare il record | La tabella supporta la paginazione con navigazione tramite i pulsanti « ‹ › ». L'unico pulsante di azione disponibile nella pagina principale è **+ Aggiungi** in alto a destra. --- ### 2. Form "Nuovo Responsabile Esterno" Cliccando su **+ Aggiungi** si apre la modale di inserimento. Tutti i campi contrassegnati con asterisco (*) sono obbligatori. | Campo | Obbligatorio | Contenuto atteso / Esempio | | :--- | :--- | :--- | | **Ragione sociale** | Sì ★ | Denominazione legale completa del soggetto (es. Acme S.r.l.) | | **Via** | Sì ★ | Via e numero civico della sede legale (es. Via Roma 123) | | **CAP** | Sì ★ | Codice di avviamento postale a 5 cifre (es. 00100) | | **Provincia** | Sì ★ | Sigla provincia della sede legale (es. RM) | | **Città** | Sì ★ | Comune della sede legale (es. Roma) | | **Codice fiscale / Partita IVA** | Sì ★ | CF o P.IVA del soggetto esterno (es. 12345678901) | | **Email** | Sì ★ | Indirizzo email di riferimento per le comunicazioni formali | | **Telefono** | No | Numero di telefono del soggetto esterno | | **Descrizione attività** | No | Testo libero che descrive le attività svolte per conto del titolare (es. *Gestione elaborazione buste paga*, *Hosting e manutenzione applicativo gestionale*) | > **Nota operativa:** Il campo *Descrizione attività* è facoltativo ma fortemente consigliato: viene riportato nelle Nomine a Responsabile del Trattamento generate dalla piattaforma e contribuisce a qualificare chiaramente il perimetro di responsabilità del soggetto esterno. Compilarlo con precisione rende il documento più robusto in caso di verifica da parte dell'Autorità Garante. > **Nota operativa:** L'Email è obbligatoria e viene usata come riferimento nelle nomine. Inserire l'indirizzo email istituzionale del responsabile esterno (non un indirizzo personale), preferibilmente quello del referente legale o del DPO del fornitore se disponibile. --- ### 3. Salvataggio In fondo alla modale sono presenti due pulsanti di convalida: * **Salva** – crea il record del Responsabile Esterno e lo aggiunge alla lista. * **Annulla** – chiude la modale senza salvare. --- ### 4. Contesto normativo: il Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR Il Responsabile del Trattamento è il soggetto che tratta dati personali per conto del Titolare, sulla base di un contratto o altro atto giuridico vincolante (art. 28 GDPR). Il Titolare è obbligato a: 1. Scegliere solo Responsabili che offrano garanzie sufficienti in termini di misure tecniche e organizzative. 2. Stipulare un contratto (o DPA – Data Processing Agreement) che disciplini il trattamento. 3. Mantenere un registro dei Responsabili del Trattamento nominati. Il censimento in GDPRLab soddisfa il punto 3 e costituisce la base per la generazione automatica degli atti di nomina (punto 2) tramite la sezione Nomine. > **Attenzione:** Non tutti i fornitori sono automaticamente Responsabili del Trattamento. Un fornitore è un Responsabile solo se accede o tratta dati personali del Titolare nell'erogazione del servizio. Un fornitore di cancelleria, ad esempio, non è un Responsabile del Trattamento. Censire solo i soggetti che effettivamente trattano dati personali per conto del Titolare. --- ### 5. Workflow consigliato 1. Identificare tutti i fornitori/partner che trattano dati personali per conto dell'organizzazione cliente. 2. Per ogni soggetto, cliccare **+ Aggiungi** e compilare il form con i dati anagrafici completi. 3. Compilare con attenzione il campo **Descrizione attività** per qualificare il perimetro di responsabilità. 4. Dopo il censimento, accedere alla sezione **Nomine** per generare l'atto di nomina a Responsabile ex art. 28. 5. Associare il Responsabile Esterno ai Trattamenti di competenza nella sezione **Trattamenti**. > **Nota operativa:** Rivedere periodicamente la lista dei Responsabili Esterni: i fornitori cambiano nel tempo. Aggiornare o eliminare i record relativi a fornitori con cui il rapporto si è concluso, e aggiungere i nuovi fornitori prima di avviare il trattamento dei dati. --- ### 6. Relazioni con altre sezioni | Sezione | Come usa i dati Responsabili Esterni | | :--- | :--- | | **Nomine** | I Responsabili Esterni censiti qui sono selezionabili come destinatari dell'atto di nomina a Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR | | **Trattamenti** | Ogni trattamento può indicare quali Responsabili Esterni sono coinvolti nel trattamento di quella categoria di dati | | **Registro Trattamenti** | Il Registro ex art. 30 riporta i Responsabili del Trattamento nominati per ciascun trattamento | | **DPIA** | La valutazione d'impatto considera l'eventuale coinvolgimento di responsabili esterni nel trattamento oggetto di valutazione |
